Condiciones que debe reunir un sistema ERP moderno
El software empresarial moderno (ERP) es un paquete de software complejo y completo que integra diversas funciones y recursos de la compañía. El sistema ERP comprende funciones transversales que no se pueden encapsular en otros los sistemas de información, como la sincronización de datos, normalización, la complejidad y la modularidad del sistema.
Con el correr de los años se han ido agregando nuevas características funcionales al proceso de evaluación del sistema ERP. Como se ha dicho el sistema integrado ERP es un producto complejo y completo que integra funciones y recursos. Como tal, debe proveer información segura, confiable y en tiempo real. Además de la modularidad, la ejecución de funciones básicas, la sincronización de información y otros requerimientos tradicionales, hay una serie de características que deben evaluarse sobre el sistema ERP.
Figura 1 – Uso del ERP en América Latina
Elaboración en base a datos propios (1.716 casos relevados)
Definición de características que debe incluir un ERP
Funcionalidad
La funcionalidad es la capacidad del software para proveer la resolución de requerimientos expresados como necesidades del usuario. Para evaluar esta característica, se la ha subdividido en 4 sub características:
- Precisión
- Adecuación
- Interoperabilidad
- Seguridad
La adaptación de la funcionalidad de un sistema ERP debe proveer solución, entre otros, a requerimientos conocidos como:
- Procesos financieros
- Administración de recursos humanos.
- Procesos de cadena de suministros.
- Procesos de manufactura.
- Procesos de servicios al cliente.
También debe cubrir procesos específicos cuando se utilizan bajo condiciones especificadas.
Confiabilidad
La confiabilidad es la capacidad del sistema ERP para la prestación de servicios con un nivel de rendimiento determinado bajo las condiciones establecidas en un período de tiempo definido. La confiabilidad tiene tres sub-características:
- Madurez.
- Tolerancia a fallas.
- Recuperación.
Se puede definir a la confiabilidad con otra palabras: la probabilidad de que el sistema ERP falle por un problema dado dentro de un período de tiempo.
Usabilidad o facilidad de uso
La facilidad de uso es la capacidad del software para que los usuarios lo aprendan, utilicen y les resulte atractivo cuando se utiliza en condiciones específicas. La facilidad de uso incluye 3 sub-características:
- Comprensión.
- Aprendizaje
- Operabilidad
Eficiencia
La eficiencia se refiere a la capacidad de un software empresarial para proporcionar un determinado rendimiento en relación con los recursos utilizados, bajo condiciones establecidas. Para medirlo, se han establecido 3 sub-categorías:
- Comportamiento.
- Utilización de recursos.
- Cumplimiento
Facilidad de mantenimiento
La facilidad de mantenimiento es la capacidad del sistema ERP para ser modificado con mínimo esfuerzo. Está compuesta de 4 sub-características:
- Facilidad de análisis.
- Facilidad de cambios/ modificaciones.
- Estabilidad.
- Facilidad de pruebas.
Portabilidad
Es la capacidad del software para ser transferido de un entorno a otro. Por lo tanto, el sistema ERP debe poder ejecutarse en diferentes sistemas operativos, aplicado en distintos departamentos u organizaciones y bajo distintos tipos de hardware. La portabilidad incluye 3 sub-características:
- Adaptación.
- Instalación.
- Co existencia.
Compatibilidad
El sistema ERP es un conjunto de modelos funcionales con módulos, cada uno de los cuáles tiene sus propias funciones. Con el fin de realizar una función en particular, se requiere que los datos se puedan intercambiar entre módulos o con aplicaciones externas. En otras palabras, la compatibilidad se refiere a la capacidad de los módulos del sistema integrado para intercambiar datos entre sí y con las demás aplicaciones.
Complejidad
La complejidad de un sistema ERP se debe a la interacción entre los diferentes módulos. Se requiere resolver la complejidad tanto a nivel de desarrollo y de mantenimiento como en la necesidad del usuario final de moverse entre diferentes módulos.
Modularidad
Todos los módulos deberían poder implementarse de acuerdo a las necesidades de cada uno de los clientes y compatibles con sus recursos.
Re usabilidad
Se define como tal a la capacidad del código de software empresarial para ser utilizado en un proyecto o en otro sin necesidad de realizar un nuevo desarrollo. La capacidad de re uso es valorada por diferentes razones , entre las que se destacan:
- Menor período de tiempo para desarrollar.
- Ahorro de recursos.
- Funciones probadas y validadas, listas para usar.
Movilidad
Permite a cualquier responsable de la compañía acceder a la información de la misma desde cualquier lugar y en cualquier momento. Sólo se requiere disponer de un dispositivo móvil con acceso a Internet.
Social
El término ERP Social, también llamado ERP colaborativo, describe al software ERP que incluye capacidades de aplicaciones sociales. Está basado en el intercambio de datos operacionales más que en la incorporación de de datos sociales, aunque su impacto en las organizaciones será tan transformador como lo fueron las redes.
Cada sub-característica (como adaptabilidad) está dividida en atributos. Un atributo del sistema ERP es una entidad la cual puede ser verificada o medida en el producto software. Los atributos no están definidos en el estándar, ya que varían entre diferentes productos software.
La mejor forma de asegurarse que el ERP a implementar cumple con los requerimientos del negocio es mediante un proceso de evaluación y selección del sistema ERP.
Traducido y adaptado por la División Consultoría de EvaluandoERP.com