Este tipo de artículos suelen ser los primeros que se publican en un blog de software. El objetivo principal siempre ha sido dar a conocer y difundir el software de gestión empresarial entre los profanos en la materia. Para ello, se ha tratado de evitar tecnicismos en la medida de lo posible y favorecer un acercamiento del gran público a los ERP (Enterprise Resource Planning). Pero como bien es sabido, el público siempre se renueva y nunca está de más aclarar qué es un ERP.

¿Qué es un ERP?

Según la fuente a la que consultemos, y echando mano de Internet, nos encontramos con diversas definiciones acerca de lo que es un ERP, por ejemplo:

“Los sistemas de planificación de recursos empresariales son sistemas de gestión de información que automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa” Fuente Wikipedia

“Los sistemas ERP son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de la empresa. Estos sistemas integran bajo el mismo paraguas todo el software que necesita una empresa para el correcto funcionamiento de su sistema de negocio. Se pretende que “la información esté disponible para todo el mundo todo el tiempo”. Para ello, los sistemas ERP mantienen todas las operaciones y procesos de la empresa bajo una misma base de datos compartida” Fuente YourERPSoftware

“Son un tipo de software que permite a las empresas controlar la información que se genera en cada departamento y cada nivel de la misma, y con la intención de INTEGRAR los departamentos, donde antes había un sistema de información especializado para cada órgano de la empresa. Los ERP son capaces de generar una base de datos limpia, donde se gestione la información en tiempo real y se pueda obtener los datos requeridos en el momento que se desee” Fuente Gestiópolis

Éstas son algunas de las definiciones que hemos ido recopilando y que son comprensibles para el gran público. En cierta medida, y como cabría esperar, son muy similares, lo cual es indicativo de que estamos hablando de un concepto concreto y poco dado a ambigüedades.

Si buscamos un resumen de las distintas definiciones acerca de qué es un ERP, se puede armar la siguiente afirmación:

“¿Qué es un ERP? Un software ERP es un conjunto de programas totalmente integrados entre sí para el ámbito de la gestión de la empresa. Esa integración permite la conexión de la información en prácticamente todos los departamentos de la organización (logístico, financiero, producción, almacén, facturación, …), eliminando la redundancia de datos y por tanto, permitiendo la optimización de todos los procesos”

Ahora bien, ya sabemos qué es un ERP sin embargo en ocasiones, las definiciones, debido a la ambigüedad de los términos, pueden generar confusión, así que una forma de comprender la esencia de un término, es también conocer su contrario.

¿Qué no es un ERP?

Un programa de gestión comercial

Estas aplicaciones suelen ser aplicaciones muy reducidas en el ámbito de la gestión empresarial, limitándose a permitir gestionar los pedidos, las entregas, la facturación y poco más. La gestión comercial constituye uno de los pilares básicos de un ERP, pues a partir de ésta, se relacionan otros como el módulo de fabricación, almacén, financiero y contable, etc. Sin embargo, sin estas capacidades adicionales no es más que un software de gestión comercial.

Un software contable

El módulo contable es parte imprescindible de un ERP como cabría esperar, pero no más ni menos importante que otros módulos. Aplicaciones de contabilidad con múltiples posibilidades y parametrización, no constituyen en sí mismas un ERP. Un ERP debe cubrir la mayor parte de las áreas de la organización de una empresa (si es posible todas), donde toda la información debe encontrarse integrada y relacionada, sin embargo, el módulo financiero-contable en ocasiones, podemos encontrarlo como soluciones ajenas al propio ERP.

Un software a medida

Una aplicación hecha a medida para una organización puede terminar convirtiéndose en un ERP, sin embargo, esto es bastante improbable desde el punto de vista de costes. Un ERP se construye teniendo en cuenta la distinta variabilidad de los clientes, requiriendo unos desarrollos y parametrizaciones que permitan ajustarse a los distintos clientes objetivo. Cuando el software se desarrolla a medida para un cliente concreto, difícilmente se tiene en cuenta toda esa variabilidad futura, tanto por la urgencia que suele demandar el cliente, como por el coste tan significativo que representaría. El software queda ajustado como un traje al cliente en su primera versión, pero incapaz de evolucionar al ritmo de otras soluciones y creando una fuerte dependencia no solo de la empresa desarrolladora sino también de los recursos humanos asignados.

Entonces… ¿qué es un ERP?

Los tres casos anteriormente mencionados son soluciones perfectamente posibles en un gran número de empresas, que además, no tienen la necesidad (o cultura) de embarcarse en un proyecto de largo recorrido como es la implantación de lo que es un ERP. En términos generales, las organizaciones que mejor se adaptan a estas aplicaciones son:

Gestión comercial

Organizaciones de servicios que no gestionan compras, producción, almacén, etc.

Un software contable

Existe muchas aplicaciones contables de ámbito general en el mercado por un precio muy reducido para pequeñas organizaciones que no disponen ni siquiera un perfil de contable en nómina y trasladan las tareas de presentación de libros oficiales a sus asesores.

Un software a medida

Este caso es distinto a los anteriores, pues si bien los primeros están reservados a pequeñas organizaciones, el software a medida suele también aplicar a grandes organizaciones con requerimientos muy específicos y que no son cubiertos por los ERP existentes en el mercado debido a cuestiones de monopolio, estratégicos, seguridad, etc.

Un ERP no deja de ser una tecnología y de evolucionar constantemente pero es importante diferenciar qué es de lo que no es para poder saber con seguridad qué necesitamos y no perder tiempo valioso en ello.

Por Sergio Martinez,
Fuente: Mundo ERP